SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

DEFINICIÓN Y FUNCIÓN

De acuerdo al artículo 33 del Reglamento Interior de la "UADCS", la Secretaría de Administración es un Órgano Administrativo Auxiliar de la Dirección de la UA, con funciones de Órgano de Gobierno, solo en los casos de ausencia del Director de la UA, en segundo orden de prelación, que se caracteriza por ser una entidad coordinadora, encargada de administrar y proveer a todas las áreas de la Unidad Académica, cuya estructura y funciones específicas se definen en el Manual de Organización de la Unidad Académica.

ESTRUCTURA

Son dependencias de la Secretaría de administración las siguientes:
4.1 Departamento de Recursos Humanos
4.2 Departamento de Servicios Generales
4.3 Departamento de Protección Civil

FUNCIONES ESPECÍFICAS

De acuerdo al artículo 33 del Reglamento Interior de la "UADCS", son atribuciones de la Secretaría de Administración:
I. Acordar con "El Director de la UA", sin excepción, todos los asuntos administrativos de la "UADCS".
II. Suplir en su ausencia a "El Director de la UA", en los términos previstos por los artículos 9 y 23 del Reglamento.
III. Elaborar y proponer a "El Director de la UA", el Programa Semestral de Trabajo de la Secretaría a su cargo.
IV. Elaborar el Anteproyecto del presupuesto de egresos de la "UADCS", para el periodo fiscal que exija la normatividad de la UAT, fundado en los requerimientos de cada una de las Secretarías de la UA.
V. Conciliar con la Secretaría de Finanzas y Contraloría de la UA, el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, a efecto de elaborar conjuntamente el Proyecto Anual de Ingresos y Egresos de la UA, que se someterá a la consideración del Director de la UA.
VI. Vigilar el cumplimiento de los objetivos y proyectos, disposiciones legales, administrativas de la Secretaría a su cargo.
VII. Dotar a las Secretarías y sus dependencias, de los recursos materiales previstos en el Presupuesto Anual de Egresos, así como los que extraordinariamente autorice el Director de la UA.
VIII. Llevar el control de los Egresos de la "UADCS".
IX. Colaborar con la Secretaría de Finanzas y Contraloría cuando sea sujeto de Auditoría, así como en las que ésta realice a cualquier otra dependencia de la UA.
X. Planear y ejecutar los Planes y Proyectos necesarios para una correcta administración de la "UADCS".
XI. Representar a "El Director de la UA", ante los órganos Representativos de la "UAT", en los asuntos de competencia administrativa.
XII. Ejercer el gasto autorizado por "El Consejo", conjuntamente con "El Director de la UA".
XIII. Verificar que todo gasto se encuentre apoyado en el presupuesto de Egresos, que se justifiquen con comprobantes fiscales y demás normas de orden general.
XIV. Colaborar con las Secretarías Académica, Técnica, y de Finanzas, así como con los Directores de Carrera y de Posgrado para la inscripción y reinscripción de alumnos, asignación de aulas, elaboración de Prenómina y ser el conducto de la "UADCS", ante los órganos centrales de la "UAT" en los aspectos administrativos.
XV. Acordar como Jefe de personal de quienes presten sus servicios a la "UADCS".
XVI. Verificar que los pagos sobre adquisición de bienes se encuentren avalados por tres presupuestos de empresas de reconocida solvencia, además de la firma del representante del área solicitante y la del Secretario Administrativo antes de efectuar el pago al proveedor, deberá éste presentar debidamente firmada y sellada la Factura correspondiente al Contador de la "UADCS" quien le otorgará contrarecibo y le señalará la fecha tentativa para el pago respectivo, una vez que la documentación sea revisada y aprobada por "El Director de la UA".
XVII. Recabar en la póliza del cheque la firma de la persona legalmente autorizada para recibirlo.
XVIII. Elaborar una lista de proveedores de bienes y servicios a la "UADCS".
XIX. Determinar la implantación de procedimientos adecuados, ágiles y transparentes, que le reditúen a la "UADCS", mayores beneficios económicos en la adquisición de bienes y servicios. XX. Simplificar la toma de decisiones que permitan determinar la generación de ingresos patrimoniales, facilitando los trámites en el pago de servicios a la "UADCS".
XXI. Colaborar con la Secretaría Académica, Técnica, y de Finanzas y Contraloría, así como con los Directores de Programa Educativo y de Posgrado, para la inscripción y reinscripción de alumnos, asignación de aulas, elaboración de Prenóminas y ser el conducto de la "UADCS" ante los órganos centrales de la "UAT" en los aspectos administrativos.
XXII. Acordar con el jefe del Departamento de Recursos Humanos todo lo referente a quienes presten sus servicios a la UADCS".
XXIII. Las demás que le sean ordenadas por "El Director de la UA".